Richtlinie zu Betroffenenrechten und Datenschutzbeschwerden

1 Zweck und Anwendungsbereich

Diese Richtlinie erläutert, wie Sie Ihre Datenschutzrechte ausüben und Bedenken hinsichtlich des Umgangs von Sodalytics mit Ihren personenbezogenen Daten vorbringen können. Sie erläutert außerdem, wie wir Anfragen und Beschwerden prüfen, Ihnen unsere Antwort übermitteln und Ihnen helfen, die Ihnen zur Verfügung stehenden Rechtsbehelfe zu verstehen.

Sodalytics ist die Geschäftsbezeichnung des Medienbüro Björn Rohwer, eines deutschen Einzelunternehmens, das von Björn Rohwer betrieben wird. In dieser Richtlinie beziehen sich „Sodalytics“, „wir“, „uns“ und „unser“ auf dieses Unternehmen.

Diese Richtlinie gilt für natürliche Personen, deren personenbezogene Daten wir verarbeiten, darunter Website-Besucher, Personen, die mit uns Kontakt aufnehmen oder eine Kostprobe anfordern, Abonnenten, Kundenkontakte, autorisierte Nutzer unserer Leistungen sowie Personen, deren öffentlich zugängliche Social-Media-Informationen wir analysieren. Personenbezogene Daten können auch Informationen über eine Person umfassen, die beruflich oder über ein Unternehmenskonto handelt. Informationen, die sich ausschließlich auf ein Unternehmen beziehen, sind keine personenbezogenen Daten, es sei denn, sie betreffen zugleich eine identifizierbare natürliche Person.

Diese Richtlinie ist zusammen mit unserer Datenschutzerklärung zu lesen, die unsere Verarbeitungstätigkeiten, Informationsquellen, Zwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger, internationalen Übermittlungen und Speicherregelungen erläutert. Ihre Rechte ergeben sich aus dem geltenden Datenschutzrecht.

Soweit wir festlegen, warum und wie personenbezogene Daten verarbeitet werden, handeln wir als Verantwortlicher und sind für die Bearbeitung von Anfragen zu dieser Verarbeitung zuständig. Soweit wir personenbezogene Daten ausschließlich nach den dokumentierten Weisungen eines Kunden verarbeiten, ist der Kunde Verantwortlicher, und wir unterstützen diesen Kunden im Rahmen unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten. Wie sich dies auf eine Anfrage auswirkt, erläutern wir in Abschnitt 4.

2 Ihre Datenschutzrechte

Welche Rechte Ihnen zustehen, hängt von der betreffenden Verarbeitung und den gesetzlich festgelegten Voraussetzungen ab. Sie können in derselben Anfrage mehrere Rechte ausüben.

Informationen über die Verarbeitung

Sie haben das Recht, klare Informationen darüber zu erhalten, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Unsere Datenschutzerklärung enthält diese Informationen; Sie können sich an uns wenden, wenn Sie eine Erläuterung oder für Ihre Situation relevante Informationen benötigen.

Unsere Pflicht, Informationen bereitzustellen, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist, hängt nicht davon ab, dass Sie zuvor eine Anfrage stellen.

Auskunft

Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten, und, falls dies der Fall ist, Zugang zu diesen Daten sowie eine Kopie erhalten. Sie müssen nicht begründen, warum Sie Auskunft wünschen.

Die Antwort enthält die nach geltendem Datenschutzrecht vorgeschriebenen Informationen über die Verarbeitung, einschließlich der Zwecke, der Kategorien personenbezogener Daten, der Empfänger, der Speicherdauer oder der Kriterien für deren Festlegung, der bestehenden Rechte, der relevanten Quellen und der geltenden Garantien für internationale Übermittlungen. Informationen über automatisierte Entscheidungsfindung werden bereitgestellt, soweit dies vorgeschrieben ist. Sind Angaben zu Empfängern zu machen, benennen wir die tatsächlichen Empfänger oder, soweit gesetzlich zulässig, Kategorien von Empfängern.

Die Kopie muss es Ihnen ermöglichen, die verarbeiteten personenbezogenen Daten nachzuvollziehen. Soweit dies erforderlich ist, um diese Informationen verständlich zu machen und Ihnen die wirksame Ausübung Ihrer Rechte zu ermöglichen, kann sie auch Auszüge aus Dokumenten oder Kopien relevanter Dokumente umfassen, vorbehaltlich der Rechte und Freiheiten anderer Personen.

Berichtigung

Sie können verlangen, dass wir Sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten berichtigen und unvollständige Informationen unter Berücksichtigung des Verarbeitungszwecks vervollständigen. Bitte erläutern Sie, was Ihrer Ansicht nach unrichtig oder unvollständig ist, und stellen Sie, soweit verfügbar, entsprechende Nachweise bereit. Erforderliche Berichtigungen werden unverzüglich vorgenommen.

Löschung

Sie können die Löschung personenbezogener Daten verlangen, wenn ein Löschungsgrund vorliegt. Dies ist unter anderem der Fall, wenn die Daten für ihren Zweck nicht mehr benötigt werden, die Einwilligung widerrufen wurde und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt, ein maßgeblicher Widerspruch die Einstellung der Verarbeitung erfordert, die Verarbeitung unrechtmäßig ist oder die Löschung gesetzlich vorgeschrieben ist.

Die Löschung unterliegt gesetzlichen Ausnahmen. So kann es erforderlich sein, bestimmte Informationen aufzubewahren, um einer rechtlichen Verpflichtung nachzukommen, Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen oder, bei Vorliegen der rechtlichen Voraussetzungen, die Freiheit der Meinungsäußerung und Information zu schützen. Jede Ausnahme ist anhand der konkreten Informationen und des betreffenden Zwecks zu prüfen.

Bewahren wir Informationen trotz eines Löschantrags auf, erläutern wir den maßgeblichen Grund und beschränken ihre Verwendung auf den Zweck, der die Aufbewahrung rechtfertigt. Die Ausübung des Rechts auf Löschung setzt nicht voraus, dass Sie auf Ihr Beschwerderecht oder andere gesetzliche Rechtsbehelfe verzichten.

Einschränkung der Verarbeitung

Sie können in den im geltenden Datenschutzrecht vorgesehenen Fällen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Dazu gehören: ein Streit über die Richtigkeit der Daten für die Dauer der Überprüfung; eine unrechtmäßige Verarbeitung, wenn Sie die Einschränkung der Löschung vorziehen; Informationen, die wir nicht mehr benötigen, die Sie aber für Rechtsansprüche benötigen; sowie ein Widerspruch, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren überwiegen.

Die Einschränkung begrenzt die Verwendung der Informationen, erlaubt aber deren weitere Speicherung. Von der Speicherung abgesehen werden eingeschränkte Informationen nur verarbeitet, soweit das geltende Datenschutzrecht dies zulässt, gegebenenfalls etwa mit Ihrer Einwilligung oder für Rechtsansprüche. Soweit vorgeschrieben, unterrichten wir Sie, bevor eine Einschränkung aufgehoben wird.

Datenübertragbarkeit

Verarbeiten wir personenbezogene Daten automatisiert auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder eines Vertrags mit Ihnen, können Sie die betreffenden, von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format verlangen. Sie können außerdem deren direkte Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen, soweit dies technisch machbar ist.

Dieses Recht kann auch betreffende Informationen umfassen, die durch Ihre Nutzung einer Leistung beobachtet wurden. Bewertungen oder Schlussfolgerungen, die wir aus diesen Informationen ableiten, sind in der Regel nicht erfasst, können aber unter das Auskunftsrecht fallen. Die Datenübertragbarkeit muss die Rechte anderer Personen wahren und erfordert für sich genommen keine Löschung der Informationen, die wir rechtmäßig aufbewahren.

Widerspruch

Verarbeiten wir personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen. Wir müssen diese Verarbeitung dann einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung ist für Rechtsansprüche erforderlich.

Sie haben ein uneingeschränktes Recht, der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktwerbung zu widersprechen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit dieser Direktwerbung in Verbindung steht. Nach Ihrem Widerspruch stellen wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für diese Zwecke ein. Sie müssen keine Begründung angeben.

Unsere zusätzliche Zusage, einzelne Creator und Kommentierende ohne Angabe von Gründen von der Analyse öffentlicher Social-Media-Inhalte auszuschließen, wird in Abschnitt 5 erläutert.

Widerruf der Einwilligung

Beruht eine Verarbeitung auf einer Einwilligung, können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Zum Widerruf einer Einwilligung können Sie sich an [email protected] wenden. Bei Newslettern und Marketing-E-Mails können Sie auch den Abmeldelink in der jeweiligen Nachricht nutzen. Der Widerruf ist so einfach wie die Erteilung der Einwilligung. Möchten Sie eine bestimmte Einwilligung widerrufen, bezeichnen Sie diese bitte, damit wir Ihre Anweisung zutreffend umsetzen können.

Mit dem Widerruf endet die Verarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruht. Begrenzte Informationen müssen gegebenenfalls für einen gesonderten rechtmäßigen Zweck weiter aufbewahrt werden, etwa um den Widerruf zu dokumentieren oder sicherzustellen, dass unerwünschtes Marketing nicht wieder aufgenommen wird.

Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung, einschließlich Profiling, beruhenden Entscheidungen über Sie, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

3 Einreichen einer Anfrage oder Beschwerde

Sie können eine Betroffenenanfrage oder eine Datenschutzbeschwerde an [email protected] senden oder schriftlich an Medienbüro Björn Rohwer, handelnd unter Sodalytics, Seminarstr. 12a, 25436 Uetersen, Deutschland, richten.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie direkt unter [email protected]. Widersprüche gegen die Analyse öffentlicher Social-Media-Inhalte können auch über sodalytics.com/de/data-objection eingereicht werden.

Sie müssen weder ein bestimmtes Formular verwenden noch auf Rechtsvorschriften verweisen oder juristische Fachbegriffe gebrauchen. Wir prüfen den Inhalt Ihres Anliegens. Eine Anfrage, die über einen anderen verfügbaren offiziellen Kontaktkanal eingeht, einschließlich einer mündlichen Anfrage, sofern ein solcher Kanal zur Verfügung steht, wird anerkannt und an die zuständige Stelle weitergeleitet.

Bitte beschreiben Sie, was wir für Sie tun sollen oder was Sie beanstanden. Hilfreich zur Identifizierung der betreffenden Verarbeitung können etwa die für die Kontaktaufnahme mit uns verwendete E-Mail-Adresse, ein betroffenes Konto oder eine betroffene Leistung, eine Plattform und ein Konto-Handle, ein Link zu relevanten Inhalten oder ein ungefähres Datum sein. Machen Sie bitte nur Angaben, die für das Anliegen relevant sind.

Wenn Sie eine Beschwerde einreichen, erläutern Sie bitte, was geschehen ist, inwiefern es Ihre personenbezogenen Daten betrifft, und nennen Sie etwaige frühere Korrespondenz. Sie können unterstützende Unterlagen beifügen und das von Ihnen angestrebte Ergebnis darlegen; Sie müssen jedoch keinen Rechtsverstoß nachweisen, bevor Sie ein Anliegen vorbringen.

Sie können durch einen bevollmächtigten Vertreter oder eine andere zur Vertretung gesetzlich berechtigte Person handeln. Soweit erforderlich, können wir verhältnismäßige Nachweise über die Identität und Vertretungsbefugnis dieser Person verlangen, bevor wir personenbezogene Daten offenlegen oder Anweisungen ausführen, die Ihre Informationen betreffen.

Wir können außerdem zusätzliche Informationen anfordern, wenn wir begründete Zweifel an Ihrer Identität haben. Die Prüfungen richten sich nach der Art der Anfrage, den betroffenen Informationen und dem Risiko, Daten einer anderen Person offenzulegen oder zu verändern.

Bitte senden Sie kein Ausweisdokument, es sei denn, wir fordern eines an. Ist eine zusätzliche Verifizierung erforderlich, erläutern wir, was benötigt wird und wie Sie es sicher übermitteln können. Soweit dies ausreichende Gewissheit bietet, greifen wir nach Möglichkeit auf Informationen zurück, die uns bereits vorliegen.

Wenn Sie Unterstützung oder ein barrierefreies Kommunikationsformat benötigen, teilen Sie uns dies bitte mit. Wir kommunizieren in klarer Sprache und unternehmen angemessene Schritte, um Ihnen die Anfrage zu erleichtern.

4 Beantwortung von Betroffenenanfragen

Prüfung und Antwort

Wir erfassen Ihre Anfrage, prüfen, welche Rechte sie betrifft, und unternehmen angemessene Schritte, um die betreffenden personenbezogenen Daten in den jeweiligen Datenbeständen und Systemen aufzufinden. Soweit relevant, berücksichtigen wir auch Informationen, die bei Anbietern vorliegen, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten.

Ist eine Klarstellung erforderlich, erläutern wir, welche Informationen uns bei der Beantwortung helfen würden. Eine Bitte um Klarstellung wird nicht dazu verwendet, Sie zu einer Eingrenzung eines Auskunftsersuchens zu veranlassen, wenn Sie sämtliche von diesem Recht erfassten personenbezogenen Daten erhalten möchten.

Können wir keine Sie betreffenden Informationen identifizieren, erläutern wir dies und benennen gegebenenfalls die zusätzlichen Informationen, die uns helfen könnten, sie aufzufinden. Wir sind nicht verpflichtet, zusätzliche identifizierende Informationen allein zu dem Zweck zu erheben oder aufzubewahren, eine Person für eine Betroffenenanfrage zu identifizieren. Informationen gelten nicht allein deshalb als anonym, weil direkte Identifikatoren ersetzt wurden.

Wir ergreifen geeignete Maßnahmen, um zu verhindern, dass relevante Informationen während der Bearbeitung eines Auskunftsersuchens in einer Weise gelöscht werden, die dieses Ersuchen vereiteln würde. Wurden Informationen bereits rechtmäßig gelöscht oder unumkehrbar anonymisiert und sind sie nicht mehr verfügbar, können wir sie nicht bereitstellen und erläutern die Sachlage.

Unsere Antwort erläutert die ergriffenen Maßnahmen und etwaige maßgebliche Einschränkungen. Informationen werden sicher, verständlich und in einem geeigneten Format bereitgestellt. Ein elektronisch gestelltes Auskunftsersuchen wird in der Regel in einem gängigen elektronischen Format beantwortet, sofern Sie nichts anderes wünschen.

Sind Rechte oder geschützte Informationen einer anderen Person betroffen, prüfen wir die konkrete Frage und erwägen Maßnahmen wie Schwärzungen oder die Bereitstellung eines geeigneten Auszugs. Eine Einschränkung, die einen Teil der Informationen betrifft, rechtfertigt nicht automatisch die Zurückhaltung der übrigen Informationen.

Wenn ein Kunde Verantwortlicher ist

Betrifft eine Anfrage Daten, die wir ausschließlich nach den Weisungen eines Kunden verarbeiten, benennen wir nach Möglichkeit den zuständigen Verantwortlichen und verweisen Sie umgehend an diesen bzw. leiten die Anfrage, soweit angemessen, an ihn weiter. Wir unterstützen ihn bei der Bearbeitung der Anfrage gemäß dem geltenden Auftragsverarbeitungsvertrag.

Jeden Teil der Anfrage, der eine Verarbeitung betrifft, für die Sodalytics selbst Verantwortlicher ist, beantworten wir direkt. Ein Zusammenhang mit einem Kundenauftrag bedeutet für sich genommen nicht, dass der Kunde jede Verwendung der Informationen bestimmt.

Wenn wir gemeinsam Verantwortlicher sind

Legen wir gemeinsam mit einem anderen Verantwortlichen die Zwecke und Mittel der Verarbeitung fest, einschließlich für Statistiken zu unseren Social-Media-Seiten, können Sie Ihre Rechte uns oder dem anderen Verantwortlichen gegenüber geltend machen. Wir bearbeiten den Teil der Anfrage, der unsere Verarbeitung betrifft, und stimmen uns, soweit nach der jeweiligen Vereinbarung erforderlich, mit dem anderen Verantwortlichen ab.

Antwortfristen

Wir antworten unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang Ihrer Anfrage, vorbehaltlich der geltenden Regeln für die Berechnung dieser Frist.

Soweit dies wegen der Komplexität oder der Anzahl der Anfragen erforderlich ist, können wir diese Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängern. Machen wir von dieser Verlängerung Gebrauch, informieren wir Sie innerhalb des ersten Monats und nennen die Gründe. Eine bloße Eingangsbestätigung stellt keine inhaltliche Antwort dar.

Soweit das geltende Recht einen späteren Beginn oder eine Hemmung der Antwortfrist zulässt, etwa solange wir auf Informationen warten, die zur Überprüfung Ihrer Identität oder zum Auffinden Ihrer Daten erforderlich sind, fordern wir diese Informationen umgehend an und teilen Ihnen mit, wie sich dies auf die Frist auswirkt.

Bleiben wesentliche Informationen weiterhin nicht verfügbar, erläutern wir, warum wir den betroffenen Teil der Anfrage nicht abschließen können und wie Sie weiter vorgehen können.

Entgelte und Einschränkungen

Betroffenenanfragen werden grundsätzlich unentgeltlich bearbeitet, einschließlich der ersten Kopie, die in Beantwortung eines Auskunftsersuchens bereitgestellt wird.

Soweit gesetzlich zulässig, können wir für weitere Kopien ein angemessenes Entgelt auf Grundlage der Verwaltungskosten verlangen. Ist eine Anfrage offenkundig unbegründet oder exzessiv, können wir ebenfalls ein angemessenes Entgelt verlangen oder uns weigern, tätig zu werden.

Bevor wir ein Entgelt erheben, erläutern wir dessen Grundlage und Höhe. Lehnen wir es ab, tätig zu werden, wenden wir eine gesetzliche Ausnahme an oder kommen wir der Anfrage nur teilweise nach, erläutern wir die maßgeblichen Gründe und informieren Sie über Ihr Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde und einen gerichtlichen Rechtsbehelf einzulegen. Eine Entscheidung, nicht tätig zu werden, wird unverzüglich und innerhalb der geltenden Frist von einem Monat mitgeteilt.

Umsetzung des Ergebnisses

Soweit gesetzlich vorgeschrieben, teilen wir Empfängern, denen die betroffenen personenbezogenen Daten offengelegt wurden, jede Berichtigung, Löschung oder Einschränkung mit, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Auf Verlangen informieren wir Sie über diese Empfänger.

Haben wir personenbezogene Daten öffentlich gemacht und sind wir zu deren Löschung verpflichtet, treffen wir unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, um andere Verantwortliche, die diese Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie die Löschung aller Links zu diesen Daten sowie von Kopien oder Replikationen dieser Daten verlangt haben.

5 Widersprüche gegen die Analyse öffentlicher Social-Media-Inhalte

Creator und Kommentierende als Einzelpersonen können über sodalytics.com/de/data-objection oder per E-Mail an [email protected] ihren Ausschluss aus Analysen öffentlicher Social-Media-Inhalte verlangen, für die Sodalytics Verantwortlicher ist.

Im Rahmen dieses freiwilligen Ausschlussverfahrens verlangen wir keine Begründung. Diese Zusage gilt neben Ihren gesetzlichen Rechten und schränkt diese nicht ein.

Bitte nennen Sie die betreffende Plattform und das Konto-Handle und stellen Sie, soweit hilfreich, Links oder Beispiele bereit, anhand derer wir die Informationen auffinden können. Wir verwenden die bereitgestellten Informationen, um die künftige Aufnahme des entsprechenden Kontos in unsere Analyse öffentlicher Daten zu unterbinden, und unternehmen angemessene Schritte, um übereinstimmende Informationen aus bereits erhobenen Datensätzen zu entfernen.

Um den Ausschluss zu beachten, bewahren wir einen begrenzten Eintrag auf, der die Plattform und das Konto-Handle bezeichnet. Soweit erforderlich, verwenden wir die mit früheren Datensätzen verknüpften Kennungen, um übereinstimmende Informationen aufzufinden. Diese begrenzten Aufzeichnungen werden geführt, um den Ausschluss zu beachten und seine Bearbeitung zu dokumentieren.

Änderungen des Konto-Handles können die Zuordnung beeinträchtigen. Ändert sich Ihr Handle, teilen Sie uns bitte das bisherige und das aktuelle Handle mit, damit der Ausschlusseintrag aktualisiert werden kann.

Anfragen, die abgeschlossene Berichte, bereits an Kunden geliefertes Material oder veröffentlichte Inhalte betreffen, werden nach den geltenden Rechten und gesetzlichen Anforderungen geprüft. Wir erläutern die ergriffenen Maßnahmen und etwaige Informationen, die aufbewahrt werden müssen, und benachrichtigen, soweit erforderlich, die Empfänger.

Ein Ausschluss oder eine Löschung durch Sodalytics entfernt nicht den ursprünglichen Beitrag, Kommentar oder das ursprüngliche Konto von der Social-Media-Plattform. Die Entfernung der ursprünglichen Inhalte muss über die Funktionen oder Verfahren der jeweiligen Plattform erfolgen.

Informationen, die sich ausschließlich auf ein Unternehmen beziehen, sind keine personenbezogenen Daten. Identifizierbare natürliche Personen, die mit Unternehmens-, Marken- oder beruflichen Konten in Verbindung stehen, bleiben berechtigt, ihre Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten auszuüben.

6 Datenschutzbeschwerden und weitere Rechtsbehelfe

Sie können sich beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten unsachgemäß behandelt haben, oder wenn Sie mit unserer Bearbeitung einer Betroffenenanfrage unzufrieden sind. Dazu gehören Bedenken hinsichtlich der Richtigkeit, Erhebung, Offenlegung, Speicherung oder Sicherheit sowie der Informationen, die wir über die Verarbeitung bereitgestellt haben.

Beschwerden können über die in Abschnitt 3 genannten Kontaktwege eingereicht werden. Sie können sich direkt an den Datenschutzbeauftragten wenden. Die Einreichung einer Datenschutzbeschwerde bei uns ist kostenlos.

Wir bestätigen und prüfen Ihre Beschwerde unverzüglich. Wir berücksichtigen die bereitgestellten Informationen, untersuchen die relevanten Aufzeichnungen und Verarbeitungen und holen alle weiteren Informationen ein, die vernünftigerweise erforderlich sind, um das Anliegen zu verstehen. Beschwerden werden objektiv geprüft, gegebenenfalls unter Einbeziehung des Datenschutzbeauftragten.

Deutet die Beschwerde auf einen möglichen Sicherheitsvorfall hin, bewerten wir sie im Rahmen unserer Verfahren zur Reaktion auf Sicherheitsvorfälle und ergreifen alle gesetzlich erforderlichen Maßnahmen und Meldungen.

Wir erläutern unsere Feststellungen, etwaige ergriffene oder vorgeschlagene Maßnahmen und die Gründe für das Ergebnis. Erfordert eine Untersuchung mehr Zeit, erläutern wir den Sachstand und informieren Sie in angemessener Weise über den Fortgang.

Eine Mitteilung kann zugleich eine Beschwerde und eine Betroffenenanfrage sein. So kann etwa die Beanstandung, dass Informationen unrichtig sind, zugleich ein Antrag auf Berichtigung sein. Wir erkennen die betroffenen Rechte und wenden die jeweiligen gesetzlichen Vorgaben für die Beantwortung an; eine Beschwerdeprüfung ersetzt diese Vorgaben nicht und setzt sie nicht neu in Gang.

Sind Sie weiterhin unzufrieden, können Sie uns um eine erneute Prüfung der Antwort bitten oder sich an den Datenschutzbeauftragten wenden. Eine weitere Prüfung ist freiwillig und schränkt Ihre externen Rechtsbehelfe nicht ein.

Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen, insbesondere in dem Land Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Sie müssen sich weder zuerst an Sodalytics wenden noch unsere Antwort oder eine interne Überprüfung abwarten, bevor Sie sich an eine Behörde wenden.

Die für Sodalytics zuständige Aufsichtsbehörde ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), Holstenstraße 98, 24103 Kiel, Deutschland; E-Mail: [email protected]; Website: www.datenschutzzentrum.de. Dies schränkt Ihre Möglichkeit nicht ein, sich an eine andere zuständige Behörde zu wenden.

Sie können außerdem verfügbare gerichtliche Rechtsbehelfe einlegen und, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, Ersatz des materiellen oder immateriellen Schadens verlangen, der Ihnen durch einen Verstoß entstanden ist. Diese Richtlinie schränkt diese gesetzlichen Rechte in keiner Weise ein.

7 Vertraulichkeit und Aufzeichnungen

Wir verwenden die mit einer Anfrage oder Beschwerde übermittelten Informationen, um die betreffende Verarbeitung zu identifizieren, soweit erforderlich die Identität oder Vertretungsbefugnis zu überprüfen, das Anliegen zu prüfen, mit Ihnen zu kommunizieren und die Bearbeitung zu dokumentieren.

Wir verarbeiten diese Informationen, soweit dies zur Erfüllung unserer rechtlichen Pflichten erforderlich ist. Soweit angemessen, einschließlich zur Untersuchung von Beanstandungen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, stützen wir uns auf unsere berechtigten Interessen.

Informationen werden nur weitergegeben, soweit dies erforderlich und rechtmäßig ist, etwa an relevante Dienstleister, einen als Verantwortlicher handelnden Kunden, fachliche Berater oder eine Behörde. Wir wenden angemessene Sicherheitsmaßnahmen an und beschränken die Offenlegung auf die für das jeweilige Anliegen erforderlichen Informationen.

Wir bewahren Korrespondenz, Entscheidungen und zugehörige Unterlagen so lange auf, wie dies erforderlich ist, um das Anliegen zu bearbeiten, die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen und geltende gesetzliche Anforderungen zu erfüllen oder konkrete Rechtsansprüche zu behandeln. Ein begrenzter Ausschluss- oder Sperrlisteneintrag muss gegebenenfalls länger aufbewahrt werden, um sicherzustellen, dass ein Widerspruch oder Widerruf weiterhin beachtet wird.

Unterlagen zur Identitätsprüfung werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für die Prüfung oder eine andere konkrete gesetzliche Anforderung erforderlich ist. Soweit ausreichend, bewahren wir einen Vermerk darüber auf, dass die Prüfung erfolgt ist, anstatt eine nicht erforderliche Kopie eines Ausweisdokuments.

Nicht mehr benötigte Informationen werden gelöscht oder, soweit angemessen, unumkehrbar anonymisiert. Unsere Datenschutzerklärung enthält weitere Informationen über Empfänger, internationale Übermittlungen, Speicherung und die für diese Aufzeichnungen geltenden Rechte.

8 Änderungen dieser Richtlinie und Sprachfassungen

Wir aktualisieren diese Richtlinie, wenn sich unsere Verfahren, Systeme oder rechtlichen Pflichten ändern. Das oben angegebene Datum zeigt den Stand der letzten Überarbeitung. Änderungen berühren keine bereits in Bearbeitung befindlichen Anfragen oder Beschwerden.

Diese Richtlinie ist in englischer und deutscher Sprache verfügbar. Die deutsche Fassung dient der leichteren Lesbarkeit. Bei Widersprüchen ist die englische Fassung maßgeblich.